Špicina rešitev pomaga hitro rastočim podjetjem

Bevo (Juicy Marbles)

• Industrija: živilska, prehrambna
• Velikost podjetja: srednje veliko
• Število zaposlenih: 50
• Dosežki treh izdelkov:

1. Thick cut filet: grocer champion 23, no.1 veg finer things 22
2. Loin: Loin je bil izbran med top 50 “Food & Drink 2022” revise Gear Patrol.
3. Ribs: Z njimi smo bili izbrani na razpisu za najbolj inovativna živila leta 2024 in prejeli posebno nagrado za inovativnost s področja trajnosti

O podjetju Juicy Marbles: V eni petletki od Evrope do Amerike

Zagonsko podjetje Bevo je bilo ustanovljeno leta 2019, januarja leta 2021 pa se je zaključila njegova udeležba v ameriškem startup pospeševalniku Y Combinator, prek katerega je podjetje dobilo zagonska sredstva. Soustanovitelji Tilen Travnik, Luka Sinček, Maj Hrovat in Vladimir Mićković so si že od začetka želeli izdelovati okusne prehranske rastlinske izdelke, ki so pridelani na bolj trajnostni način. Leta 2021 je bilo podjetje s sedežem in proizvodnjo v Domžalah tudi finalist za naziv Slovenski Start:up leta.

Njihova blagovna znamka se imenuje Juicy Marbles. Razvili so lastno tehnologijo proizvodnje in si tako priborili svoje mesto v Y Combinatorju, enem izmed najprestižnejših podjetniških pospeševalnikov na svetu. Od takrat so število zaposlenih povečali za skoraj 40, tako da jih je zdaj skupno že 50.  

Proizvajajo in prodajajo okusno hrano rastlinskega izvora. Zaradi svoje unikatnosti in velikega pomanjkanja rastlinskih zrezkov na trgu so izdelke razprodali že mesece vnaprej, zato so pred kratkim povečali proizvodne zmogljivosti. Blagovna znamka Juicy Marbles je že dobro uveljavljena v Evropi in Ameriki.

Najmočnejši so na trgih Velike Britanije, Skandinavije in DACH (Nemčije, Avstrije in Švice), prisotni pa so tudi v drugih evropskih državah, denimo na Češkem, Nizozemskem, v Franciji in drugje. V Evropi njihove izdelke najdemo tako v restavracijah kot tudi v trgovinah, v Ameriki, ki je za zdaj manjši trg, pa so prisotni s spletno prodajo. V Sloveniji ustvarijo malenkost prodaje, skoraj vse prihodke ustvarijo z izvozom.

Izzivi: Rast proizvodne ekipe je odpihnila Excel

»Zdaj si ne predstavljam več, da bi lahko brez Špicine rešitve All Hours upravljali s podatki o prisotnostih in odsotnostih, četudi bi jih bilo samo deset,«

pravi Ana Gabršček, vodja HR oddelka.

Ko so se leta 2021 odločili za Špicino rešitev All Hours, so imeli največ deset zaposlenih, zato izzivov še ni bilo veliko. A v podjetju so vedeli, da bodo hitro rasli, zato so želeli čim prej vpeljati avtomatizirano rešitev. Na začetku obstoja so namreč za spremljanje delovnega časa zaposlenih uporabljali samo Excel. 

Bolj napredne funkcije so začeli uporabljati leta 2022, ko je začela rasti tudi proizvodna ekipa. 

Takrat smo morali začeti uporabljati Špicino rešitev, da smo samodejno dobili podatke o odmorih, malici, izmenskem
delu, fleksibilnem delu zaposlenih, presežnih urah, bolniških odsotnosti, dopustih itn. Zdaj si ne predstavljam več, da bi brez rešitve All Hours upravljali s kadri, četudi bi jih bilo samo deset," pravi Ana Gabršček, vodja HR oddelka. 

Rešitev 1: Dve skupini dela: izmensko in fleksibilno 

Zdaj imajo dva različna delovna urnika, enega za proizvodnjo in drugega za zaposlene v pisarnah. Slednji je bolj fleksibilen in omogoča tudi delo od doma.  

Zaposleni v pisarnah po besedah Line Petek, HR specialistke, od jeseni natančno beležijo čas. Prej je bil proces beleženja bolj ohlapno definiran. Zdaj pa si vsi, ki niso vezani na izmensko delo, lahko svobodno prilagajajo delovni čas, denimo tako, da en dan delajo 10 ur, drugi dan pa 6 ur. Takšnih je v podjetju polovica zaposlenih.  

»Po novem imamo vsi boljši pregled nad tem, koliko časa dejansko namenimo delu in posledično prej reagiramo na intenzivne dneve ali tedne s kakšno prosto uro več. Imamo nadzor nad presežkom svojih delovnih ur,«

pravi Lina Petek in dodaja, da je aplikacija zelo prijazna za uporabnika.

Vsi zaposleni uporabljajo možnost prijave na delovno mest in odjave z njega prek terminalov ali aplikacije. Prve so uvedli šele leta 2022, torej ne takoj ob uvedbi Špicine rešitve All Hours. Ker imajo obe možnosti, se precej skrbno evidentirajo. Dobro uvajajo tudi pravilo, da zaposleni popravke posredujejo sami. Predvsem pa je pri zaposlenih v pisarnah, kjer imajo fleksibilno evidentiranje, sledenje oddelanim uram na ta način postalo pregledno. 

Novi zaposleni se hitro navadijo na Špicino rešitev. 

»Prvi dan dobijo priročnik, hkrati pa jim predstavim aplikacijo. Večji izziv je bil v preteklosti za nekatere že obstoječe zaposlene, ko so prehajali na sistem beleženja, ker tega prej niso bili vajeni,«

pravi Lina Petek. 

Nad svojimi časovnicami, nadurami, izostanki in številom preostalih dni dopusta imajo pregled prek aplikacije. Hitreje in lažje samodejno posredujejo popravke, kar pomeni da je tudi obveščenost vodij o odsotnostih ekipe boljša, saj jih zaposleni prek aplikacije bolj točno in sproti obveščajo o svojih odsotnostih. 

Vodje imajo tako pregled vnaprej, zato je organizacija dela lažja. Vodji proizvodnje denimo zelo pride prav boljši pregled nad dopusti. 

Rešitev omogoča hiter dostop do analitike s podatki, hitrejša pa je seveda tudi priprava obračuna plač. Povprečno se za obračun ene plače porabi okoli 2 uri manj.       

»Ves postopek zbiranja podatkov je zdaj samodejen,«

pravi Lina Petek. Še vedno pa jih potem izvozijo v Excel, ki ga posredujejo partnerskemu računovodskemu podjetju. Podatki so zelo hitro dostopni za analitiko, denimo za primerjavo med plačanimi urami in dejansko fizično prisotnostjo zaposlenih na delovnem mestu. Lina Petek: 

»Na koncu meseca so popravki minimalni.«

Za oddelek upravljanja s kadri sta ključna lažja obračun plač in vmesna mesečna analitika prisotnosti in odsotnosti zaposlenih. Lažje in hitreje dostopajo do podatkov za razna poročila, preglede prisotnosti, hiitreje pripravijo različne podatke za obračun plač. Prek analitike se namreč hitro vidi, komu manjka kakšen vnos. Povezava s terminali in aplikacijo je dobra, administrativno delo je lažje. 

Zaradi naprej vnesenih odsotnosti je organizacija dela v proizvodnji lažja, boljši je tudi pregled nad delom od doma. Produktivnost oddelka za upravljanje s kadri je večja zaradi avtomatskega beleženja zaposlenih in popravkov z njihove strani. 

Špicino rešitev so sprejeli tudi s humorjem

»Po novem imamo vsi boljši pregled nad tem, koliko časa dejansko namenimo delu in posledično prej reagiramo na intenzivne dneve ali tedne s kakšno prosto uro več,«

pravi Lina Petek.

Seveda se nekateri zaposleni tudi pozabijo prijaviti ali odjaviti.   

»Pred leti smo imeli nekaj članic ekipe, ki so se velikokrat zmotile pri evidentiranju. Včasih se niso evidentirale,
včasih so se prepozno … Skupaj smo se veliko nasmejali na to temo. Ne vem, ali so imele slabo vest, ampak po določenem času so mi predlagale, da v en kozarček vržejo dva evra vsakič, ko pride do napake pri evidentiranju. Dejansko sem takrat skoraj obogatela. 

S tistim denarjem smo nato kupili oglasno desko. Meni je bilo zelo simpatično, ker so ta predlog podale same. To je bilo sicer še v časih, ko niso mogle same popravljati napak,« se tudi prijetnih dogodkov ob napakah zaposlenih spominja Ana Gabršček.  

»Še vedno se nekateri zaposleni zmotijo. Zato imamo zdaj tudi prehodno obdobje za čas, ko se
učijo samostojnega popravljanja napak. Prav tako še vedno kakšen posameznik iz ekipe meni napiše sporočilo, v katerem me prosi, da popravim nek podatek,« dodaja Lina Petek. Zaposleni seveda lahko popravljajo podatke s kasnejšo potrditvijo vodij.  

Pa tudi pri planiranju jim podatki pomagajo. 

»Ugotovili smo, da je veliko več bolniških odsotnosti ob začetku šole v septembru. Zato smo lani nekoliko podaljšali študentsko delo. Vendar ne opažamo sistemskega izkoriščanja bolniških odsotnosti. Ko gredo otroci v šolo, je seveda takoj tudi več obolenj,« pravi Ana Gabršček in dodaja, da tudi študenti uporabljajo isti sistem evidentiranja, poračun pa poteka prek študentskega servisa.  

Ana Gabršček pa izpostavlja še eno prednost Špicine rešitve: »Kljub veliko novim zakonskim zahtevam nam omogoča, da jim zadostimo z minimalno več administrativnega dela.«

Obenem pohvali ekipo Špicine podpore: 

»Zame je to najbolj odzivna podporna služba. Večinoma se odzovejo v nekaj minutah, največ pa v nekaj urah. Dobrodošel pa bi bil še kakšen poglobljen sestanek, kakršnega smo organizirali pred uvedbo novega zakona o evidentiranju. Tako bi tudi midve bolje razumeli spremembe, ki jih naredijo v Špicini rešitvi All Hours.« 

Prednosti

Prednosti evidentiranja delovnega časa:

• pregled nad urami, nad 8-urnim delovnikom …
• natančnejši podatki o urah na delu od doma in delu v pisarni,
• beleženje presežnih ur za sprotno koriščenje.

Prednosti upravljanja odsotnosti:

• pregled nad letnimi odsotnostmi, npr. kolektivnimi dopusti in posebnimi dogovori (vnaprej se vidi, kako se razporedijo zaposleni),
• sprotno obveščanje glede bolniških odsotnosti in koriščenja ur (avtomatsko brisanje ur iz salda ob koriščenju, hkrati pa je tudi pregled bolj natančen).

Prednosti obračuna plač:

• hitra analitika delovnih ur, dopustov in bolniških odsotnosti,
• pregled nad delom od doma (pri pregledu vseh zaposlenih se hitro vidi, kdo je delal od doma in koliko v dnevu – pol ali cel dan, kar je pomembno za obračun plač).

Prednosti kontrolnega dostopa:

• pregled nad vsemi uporabniki,
• možnost hitrega popravljanja,
• hitro poročanje,
• pregled prisotnosti za specifičen dan,
• hitri priprava podatkov za plače, pregled nad določenimi oddelki – plačani čas vs. delovne ure.