Kako podpreti organizacijo dela na daljavo v drugem časovnem pasu in v 7 izmenah?

O MIND Solutions: Iz Hrvaške na daljavo podpirajo stranke v ZDA

MIND Solutions je hrvaško podjetje, ki je v partnerstvu s podjetjem Creative Technology Solutions, ponudnikom storitev s sedežem v ZDA. Skupaj prinašajo vrhunske prakse IT v zdravstveno industrijo v ZDA. Zagotavljajo tehnično podporo in podporo strankam v več kot 500 zdravstvenih ustanovah v 30 zveznih državah ZDA. So hitro rastoče podjetje z močnim poudarkom na razvoju in napredovanju ljudi.  

Obe podjetji imata istega, ameriškega lastnika. Hrvaška družba zaposluje že več kot sto, ameriška partnerska družba pa več kot 40 zaposlenih. Podjetje Creative Tech je specializirano za podporo na daljavo in vzdrževanje strežnikov ter omrežij. Njihove stranke prihajajo iz zdravstvene dejavnosti, domov za starejše občane, ustanov za dolgotrajno oskrbo, rehabilitacijskih centrov, lekarn, laboratorijev, hospicev itn.

»MIND Solutions ponuja tehnično in uporabniško podporo izključno družbi Creative Technology Solutions oziroma njenim strankam,« pravijo v oddelku za finance in administracijo v zagrebškem podjetju MIND Solutions.

To podporo nudijo na daljavo, na trgu Združenih držav Amerike. Uslužbenci podjetja MIND Solutions lahko izbirajo lokacijo delovnega mesta; na daljavo, iz pisarne ali hibridno. 

Okolja podjetja MIND Solutions v oblaku gostijo na deset tisoče uporabnikov, strank Creative Technology Solutions. Pri tem uporabljajo obsežno paleto tehnologij, kjer razvijajo rešitve v okoljih VMWare, HyperV ali Microsoft Azure. 

Več o podjetju:
https://careers.mindsolutions.io/
https://hr.linkedin.com/company/mindsolutions 

Izzivi: Kako obvladati 7 delovnih izmen za ameriške časovne pasove

»Špicina rešitev je bila doslej edina na trgu, ki je lahko zadovoljila naše potrebe glede evidence delovnega časa. To pa zato, ker naše delo poteka v drugih časovnih pasovih, hkrati pa pogojeno z različnimi načini dela. Ne gre toliko za dežurstva in stanje pripravljenosti, temveč bolj za zelo različne delovne izmene. Ob tem pa gre tudi za dodatke - nočno delo, delo ob praznikih, nočno delo ob praznikih …,« pravi B. K. J., direktorica za finance in administracijo v podjetju MIND Solutions.

Drugi razlog, zaradi katerega jim Špica All Hours olajša delo, je, da lahko ločijo, kaj zaposleni vidijo v sistemu. Zaposleni v kadrovski službi denimo vidijo vse o vseh zaposlenih. Drugi zaposleni pa imajo omejen dostop do podatkov, ki jih lahko vidijo ali spremenijo.  

Organizacija dela je zelo posebna, saj imajo kar 7 različnih izmen. Prva izmena začne z delom ob 15. uri popoldan, ko je v Chicagu 8. ura zjutraj, in dela do 23. ure zvečer. Druga izmena začne z delom ob 16.30 in dela do 00.30 zjutraj naslednjega dne. V Chicagu je takrat ura 17.30. Imajo še dve domači izmeni, od 7. do 15. in od 23. do 7. ure.  

Poleg tega obstajata dve ravni dežurstev. Z osnovnimi dežurstvi naslavljajo enostavnejše težave, ki so kritične za delo podjetij, ki jih podpirajo. To so dežurstva ob koncu tedna. Druga vrsta dežurstva pa traja od petka zvečer naprej, ves teden. Z njo skrbijo za kritično infrastrukturo, kar zahteva visoko tehnično znanje. Sedma pa je administrativna izmena.

»V Špici so mi zelo pomagali, da smo v novi rešitvi uredili vse te izmene. Trenutno to deluje zelo dobro,« pravi M. J., ki je v družbi MIND Solutions direktor podpornih služb.

Rešitev: Eno poročilo namesto številnih dotlej

Druge rešitve na trgu so bile primerne za bistveno bolj preproste organizacijske modele dela, kot je model delovne organizacije v podjetju MIND Solutions.

B. K. J.: »Meni je ta rešitev, ki smo jo uvedli v začetku letošnjega leta, privarčevala veliko časa. Pred uvedbo Špicine rešitve sem morala združevati najmanj štiri do sedem internih poročil, da sem dobila mesečno evidenco delovnega časa. Zdaj jo lahko dobimo v enem poročilu in so nam za dodelavo ostale le podrobnosti.«

M. J. pa dodaja, da sistem tudi operativno zelo dobro deluje. Pri uvajanju zaposlenih skorajda ni bilo nobenih vprašanj. »Sistem je zelo intuitiven za uporabnika,« dodaja B. K .J.

Špica je kot svetovalec v tej fazi pomagala pri pripravi podatkov in vzpostavitvi sistema. Hkrati je:

• ponudila brezplačen test, v katerem so v podjetju MIND Solutions lahko testirali situacije/primere, preden so se odločili za nakup,
• naredila pilotno fazo na eni skupini uporabnikov, nato so sistem implementirali naprej,
• podporo (na daljavo)  vključila v ceno,
• zagotovila nizek začetni vložek: podjetju so najprej ponudili samo naročnino; strojne opreme ni bilo, vsi so se registrirali prek računalnika. 

Zaposleni se zdaj na delo prijavljajo na različne načine. »Imamo pa v sistemu podatek, kdo je prisoten na delu od doma, kdo pa v podjetju. Pri obračunu plač ni razlik, to je urejeno v njihovih pogodbah o zaposlitvi. « dodaja B. K. J.

Zaposleni vidijo razpored izmen in lahko tudi prosijo za zamenjavo v izmeni. Vendar je ne morejo urediti sami, temveč spremembo odobri in vpiše delovodja. 

Rezultati

"Zdaj porabim približno pet do deset ur manj na mesec,« pravi B. K. J. in poudarja, kako veliko ji pomeni, da ji ni več treba 4 do 7 poročil združevat v eno. »Morda se komu zdi, da to ni veliko. Ampak lahko povem, da mi to zelo veliko pomeni. Kadarkoli imam dostop do določenih poročil, kar prej ni bilo vedno mogoče.«

M. J. razpored izmen še vedno pripravlja sam, toda vpis v All Hourse mu prihrani tri do štiri ure na mesec. 

Dodaja: »Glede na kompleksnost sistema izmen ni mogoče, da bi jih načrtovali samodejno.«

• Nadgradnja All Hours že kmalu. 

V prihodnosti bi radi v podjetju MIND Solutions integrirali rešitev Špica All Hours še s sistemi za upravljanje s kadri (HR).

»Že prihodnje leto pa bomo vse pomembne podatke, denimo o odsotnosti, izvozili iz Špicine rešitve v drugi sistem za podporo organizaciji dela. Tako bodo pristojni takoj videli, ko bo kdo odsoten, in se bodo lahko hitro odzvali,« še dodaja M. J.  

Gre za interno razvito programsko opremo. Zaradi posebnih zahtev, ki jih imamo za različne oddelke, nobena od rešitev ERP ni ustrezala temu, kar potrebujejo. Zato so se odločili razviti interno rešitev.